Como planejar um simpósio é uma dúvida recorrente no trabalho de quem organiza atividades acadêmicas. Afinal, para expandir conhecimento e debater assuntos atuais, torna-se necessário oferecer uma estrutura eficiente. Esse evento consiste em reunir nomes importantes em determinado segmento com temáticas agregadoras.

Muito mais do que uma aula teórica, as palestras são grandes atrativos na visão dos participantes. Além disso, a configuração do simpósio exige uma série de atividades paralelas com a intenção de tornar a experiência diferenciada. O segredo está em montar um planejamento detalhado e caprichar na escolha dos convidados.

Quer saber mais? Vamos mostrar dicas para realizar um evento de qualidade voltado aos interesses da comunidade acadêmica. Acompanhe!

Calcule bem os gastos

O primeiro passo para entender como planejar um simpósio é montar um orçamento detalhado para oferecer o melhor conteúdo possível ao público. De nada adianta ter um palestrante renomado se a estrutura envolvida deixar a desejar. Tudo faz parte de uma experiência diferenciada que valorize o seu evento de forma única na visão dos participantes.

Sendo assim, monte uma planilha com os pontos fundamentais para a realização de uma reunião acadêmica bem-sucedida em todas as áreas. O conforto deve ser uma questão primordial, já que os participantes precisam se sentir à vontade e com estrutura adequada nos momentos de discussão, como mesas e microfones. Quanto mais convidativo for o ambiente, melhor será o engajamento com a programação.

Pense em todas as etapas

Como o quadro de um simpósio costuma ser formado por profissionais renomados da área acadêmica, as etapas do evento precisam ser alinhadas. O ideal é criar um planejamento eficiente e segui-lo para que tudo aconteça conforme o esperado. Pense, inicialmente, em um esquema de divulgação durante o pré-evento.

Assim, ao alcançar as pessoas corretas, as possibilidades de multiplicar as inscrições aumentam consideravelmente. Monte um calendário que permita uma estratégia certeira e que envolva a promoção das informações sobre o cronograma. Esse tipo de medida ajuda muito a compreender o perfil do evento e traçar planos de ação baseados nos interesses dos participantes.

Busque patrocinadores

Conseguir um patrocinador coerente com a proposta do simpósio faz toda a diferença no serviço oferecido. A arrecadação de verba com as empresas interessadas auxilia na construção da estrutura geral, mas se essa empresa tiver ligação com o evento, melhor ainda. Isso porque ela acaba se tornando um ponto de divulgação. Outra questão interessante é ter representantes do segmento envolvidos no projeto e presentes durante o evento.

Com isso, você consegue mensurar o impacto do conteúdo em diferentes perfis. No entanto, não se esqueça de que o foco da atividade deve ser acadêmico. Nada de acrescentar temas ou mudar a estratégia por exigência de outras pessoas ou na tentativa de lotar o auditório. O objetivo traçado desde o início precisa ser respeitado para que a programação tenha coerência e contexto favorável a todos os envolvidos.

Monte uma programação dinâmica

Reunir figuras importantes em uma espécie de mesa redonda exige um trabalho de organização ainda mais detalhado. Diante do conteúdo que se mostra acessível, o perfil dos participantes pode variar entre grupos de professores, estudantes, pesquisadores, especialistas e curiosos.

Por se tratar de um momento em que análises profundas são necessárias, você deve avaliar o cronograma com atenção para manter o interesse dos participantes em toda a programação. Estude bastante sobre os inscritos e saiba como criar momentos descontraídos que contribuem no processo de assimilação das palestras.

Por este ângulo, o público pode também refletir sobre o que viu e conversar entre si durante os intervalos. Além disso, quando existe a submissão de trabalhos científicos durante o simpósio, a grade precisa ser bem estruturada para que todos consigam realizar apresentações de alto nível.

Prepare-se contra imprevistos

Mesmo que você cheque todos os detalhes antes do grande dia, imprevistos costumam surgir em qualquer área. A boa notícia é que com um plano B em mãos, os contratempos se resolvem facilmente. Faça uma vistoria prévia no local com a intenção de montar um checklist completo focado em questões que podem fugir da sua alçada.

Desse modo, fica mais simples criar estratégias focadas em pontos críticos, como substituição de equipamentos eletrônicos, geradores, soluções rápidas na área técnica e falhas no sinal de internet. Fique de olho também na estrutura montada para os convidados. Em um evento desse nível, todos precisam sair com uma boa impressão e preocupações básicas devem ser evitadas para evitar contratempos.

Outra situação importante envolve criar uma de lista de suplentes. Você consegue imaginar o problema caso um dos palestrantes não possa comparecer? Esses avisos, normalmente, chegam de última hora e interferem em toda a logística montada pela organização. Por isso, tenha não somente uma, mas várias cartas na manga.

Estabeleça uma boa comunicação interna

A comunicação interna é uma das responsáveis pelo andamento positivo do evento. O grande segredo está em escolher uma equipe experiente que conheça bem a linguagem de um simpósio acadêmico. Afinal, todo o trabalho depende da proatividade e da qualidade dos colaboradores escolhidos para ajudar no processo de organização.

Tudo precisa estar completamente alinhado ao objetivo principal e agregar valor aos participantes além da proposta debatida. Tenha cuidado com os pontos de logística, que são os responsáveis pela avaliação dos participantes de modo geral.

Mostre aos envolvidos a importância de olhar na mesma direção e agilizar os processos com eficiência. A etapa do credenciamento, por exemplo, deve ser cumprida da melhor maneira possível. Quando existe um problema logo na entrada do simpósio, o participante tende a ficar com uma imagem de desorganização.

Faça um trabalho de pós-evento

Engana-se quem pensa que o trabalho de relacionamento com os participantes acaba junto com o simpósio. Manter uma lista de contatos na área é uma excelente opção para conquistar engajamento em próximos eventos e receber feedback valiosos. Com base em pesquisas de satisfação bem elaboradas, o organizador também consegue mensurar tudo o que precisa ser melhorado no serviço.

O público acadêmico valoriza muito o crescimento científico e profissional. Por isso, oferecer um certificado que conte pontos no currículo garante um espaço diferenciado no mercado especializado. Inclusive, o documento se torna um atrativo a mais no processo de inscrição. Promova um fluxo de nutrição junto ao público com o compartilhamento de conteúdos relacionados para que o tema reverbere por muito na memória de todos.

Agora você já sabe como planejar um simpósio incrível. O cronograma de um evento desse porte deve atender às principais exigências da comunidade acadêmica sem deixar de lado a experiência dos participantes. Com a ajuda de uma plataforma de gestão digital, torna-se muito mais simples otimizar os preparativos e garantir o interesse do público de maneira objetiva, captando inscrições de forma simples e eficiente.

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