Entender todas as etapas de um evento é importante para que a organização seja feita de forma coerente e impecável, garantindo redução de gastos, economia de tempo, otimização de processos e satisfação do público.

Organizar e produzir um evento é uma tarefa trabalhosa e que precisa ser muito bem pensada para que ele corresponda às expectativas e seja um sucesso. Quando bem feito, ele pode fazer com que uma marca se estabeleça no mercado, conquiste um nicho e alcance resultados de maneira eficiente.

A seguir, conheça todas as etapas de um evento e entenda como cada uma pode garantir o sucesso da sua marca!

Pré-evento

Planejamento

Pensar sobre um evento é estabelecer prioridades e planejar todas as etapas que permitirão que ele aconteça. Aqui, invista em planilhas e defina as estratégias para a execução de cada passo.

Agrupar informações e detalhá-las ajuda a entender melhor o que deve ser feito em cada etapa, quantos recursos destinar a cada uma e se tudo está ocorrendo conforme o planejado.

É também interessante fazer checklists, que ajudam a visualizar melhor tudo o que deve ser feito, a designar tarefas para os membros da equipe e a definir prazos para o cumprimento de cada uma. O planejamento é a chave para um evento de sucesso — e essa etapa não deve ser negligenciada.

Equipe

Encontrar o melhor staff significa trabalhar com pessoas que tenham o perfil mais adequado para seu evento e que saibam lidar com a produção e organização da melhor forma possível.

Uma boa equipe representa um bom suporte para todas as etapas do evento, incluindo o relacionamento com o público. Sendo assim, defina as características da ocasião para entender quais tipos de pessoas você gostaria de incluir no time. Priorize profissionais experientes e preze por um bom treinamento que envolva todos.

Divulgação

A divulgação é uma das mais importantes etapas de um evento. É por meio dela que se alcança um público que ainda não está familiarizado com a sua marca e engaja aquele que já acompanha o seu trabalho.

Antes de mais nada, pense na identidade visual do evento e comece a movimentar as redes sociais, tendo como base o planejamento de postagens e o calendário de publicações. É importante ter frequência e elaborar conteúdos relevantes para o público. Dessa forma, eles serão facilmente compartilhados e chegarão para mais pessoas que poderão se interessar em participar do seu evento.

Site

Ter um site próprio para seu evento é uma forma de centralizar diversos processos, economizando dinheiro, fornecendo alterativas de personalização e facilitando o acesso às informações.

Em apenas um site, é possível concentrar as inscrições, disponibilizar a programação e o currículo dos palestrantes, oferecer conteúdos exclusivos, colocar um mapa do local do evento e formas de chegar até lá, permitir a submissão de trabalhos acadêmicos, etc.

Inscrições

Pense em formulários de inscrição objetivos, mas que forneçam dados suficientes para que você entenda mais a fundo o seu público e possa usar essas informações em prol do evento, criando newsletters exclusivas e elaborando ações de divulgação mais direcionadas.

É igualmente importante determinar a quantidade de vagas disponíveis e pensar em maneiras de organizar cada lote. Isso garante que tudo esteja sob controle para evitar superlotação ou desconforto aos participantes do evento.

Optar por inscrições online é uma excelente alternativa, já que poupa tempo e dinheiro, permitindo uma organização mais otimizada. Além disso, o participante pode receber um e-mail confirmando sua inscrição no evento e um voucher para levar no dia — o que facilita o credenciamento.

Trabalhos científicos

A submissão de trabalhos científicos é uma etapa essencial em eventos acadêmicos ou congressos especializados — e é importante pensar na melhor forma de receber esses materiais. Por meio de formulários online personalizados, é possível filtrar os trabalhos por áreas, temas e diversas categorias, além de centralizar o envio dos artigos no próprio site do evento.

Durante

Recepção

A primeira imagem que os participantes têm pode representar como eles verão o restante da cerimônia. Sendo assim, designe algumas pessoas da equipe para receber o público e, caso seja necessário, servir de guia durante o evento.

A secretaria para eventos é responsável por colar etiquetas, entregar kits para o público, auxiliar no credenciamento dos participantes, tirar dúvidas, resolver questões e até mesmo organizar o coffee break.

Credenciamento

O credenciamento é uma das etapas mais estressantes, porém, necessárias de um evento. É importante conferir os dados das inscrições e registrar a presença dos participantes — e isso precisa ser feito com rapidez e eficiência para evitar transtornos e garantir mais controle.

Optar por aplicativos que auxiliem o credenciamento é uma boa forma de agilizar e otimizar todo o processo, além de conseguir controlar melhor a entrada e saída dos participantes.

Comunicação

Durante o evento, é importantíssimo ter um canal de comunicação com os participantes. Além de tentar entender como está sendo a experiência do público, é essencial ter uma forma de passar informações caso imprevistos aconteçam.

Seja por meio de chamadas durante o evento, de postagens no site, mailing ou até mesmo via notificações em um aplicativo próprio, se comunicar com os participantes de forma constante é fundamental.

Sorteios

Os sorteios são excelentes para interagir com o público e engajar os participantes. Kits personalizados, brindes da sua marca ou dos expositores e bolsas de estudo são alguns exemplos do que pode ser sorteado. Uma dica interessante é publicar o resultado nas redes sociais do evento — e é possível utilizar uma ferramenta online para realizar o sorteio.

Pós-evento

Emissão de certificados

Em casos de eventos com submissão de artigos científicos, lembre-se de personalizar os certificados que incluam a comissão científica, os autores e co-autores, os avaliadores e os apresentadores dos trabalhos.

Em vez de produzi-los manualmente, opte por enviá-los por e-mail ou disponibilizá-los no site do seu evento. Isso evita gastos com impressão e minimiza os erros envolvendo a urgência de entregar os certificados impressos.

Pesquisas de satisfação

Entender como o público reagiu ao seu evento é importante para verificar se foi possível cumprir todo o planejamento, se a experiência dos participantes condisse com o esperado e para se assegurar de que as próximas edições sejam ainda mais bem-sucedidas.

Por meio de plataformas digitais, por exemplo, é possível enviar pesquisas de satisfação, receber o feedback dos participantes e acompanhar o resultado em tempo real.

Relatórios

É imprescindível produzir relatórios completos sobre as mais variadas etapas de um evento. Eles ajudarão a verificar as vendas e compará-las às expectativas anteriores, entender se as inscrições corresponderam ao número esperado e ao público presente, analisar a quantidade de trabalhos submetidos antes e durante a ocasião, apresentar o controle financeiro com receitas e despesas, etc.

Essas são algumas informações importantes que precisam constar nos relatórios para fazer uma avaliação completa do evento e verificar o que precisa ser melhorado para as próximas edições.

É importante atentar-se para que todas as etapas de um evento sejam cumpridas à risca, evitando falhas e garantindo que a experiência do público seja a mais satisfatória possível. Com um planejamento bem estruturado — que inclua as etapas pré, durante e pós-evento —, é mais fácil identificar pontos fracos e ações acertadas, assegurando otimização e economia.

Uma solução especializada pode auxiliar em todas essas etapas de um evento. Ela oferece praticidade, economia de tempo e uma plataforma completa de gestão — o que garante mais facilidade na organização, além de oferecer diferenciais como alternativas digitais e otimização de processos.

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