Realizar a gestão de gastos em eventos exige bastante dedicação e disciplina. Afinal, são inúmeras etapas que precisam ser alinhadas com antecedência para encaixar tudo com o orçamento inicial. Caso o valor disponível não seja alto, o organizador deve conhecer os principais segredos das negociações do segmento.

O grande diferencial está em saber usar o planejamento financeiro a seu favor e incrementar a experiência dos participantes com criatividade. De nada adianta ter acesso a recursos infinitos se o profissional envolvido não souber administrar conforme o perfil definido no plano de ação.

Quer saber mais? neste artigo vamos ensinar a gerenciar os custos do evento de forma eficiente. Acompanhe!

Planeje com antecedência

Um planejamento detalhado de eventos deve priorizar a antecedência para funcionar como o esperado. Por isso, jamais pense que você possui tempo suficiente antes de iniciar as pesquisas. Assim que fechar o contrato, comece imediatamente os preparativos.

O primeiro passo é realizar um estudo cuidadoso sobre o público-alvo com a intenção de impulsionar o interesse do tema abordado. A partir de um olhar estratégico, fica muito mais simples elaborar as próximas etapas de serviços essenciais, como a escolha do ambiente adequado, dos equipamentos eletrônicos, da estrutura ideal e da programação a ser apresentada.

Com um bom prazo de trabalho, você consegue encontrar as opções que se encaixam exatamente com as necessidades do cliente, sem contar na possibilidade de conseguir melhores preços pelo fechamento antecipado.

Diferencie gastos fixos e variáveis

Aprender a diferenciar os gastos na hora de montar o orçamento completo é um verdadeiro divisor de águas na vida do organizador. Diante de uma lista bem definida de afazeres, monte uma planilha para somar separadamente os gastos fixos e os gastos variáveis.

Em resumo, você precisa compreender que despesas fixas não sofrem qualquer tipo de alteração conforme o aumento de produção. Por exemplo, a decoração representa um custo que será pago apenas uma vez com o valor fechado. Já o serviço de coffee break varia de acordo com a quantidade de participantes.

Colocar tudo isso na ponta do lápis abre uma série de possibilidades quando é necessário enxugar as contratações ou realizar adaptações nas atividades conforme as prioridades do cliente.

Monte um orçamento detalhado

O segredo para fazer um orçamento completo é dividir as tarefas pelo grau de importância. Pense, inicialmente, em um local que abrigue todos os participantes de forma confortável e, a partir disso, estude os outros pedidos do cliente. O ideal é alinhar a base de gastos com as pesquisas de fornecedores.

Dessa maneira, fica muito mais fácil encontrar os melhores descontos sem deixar a qualidade do trabalho de lado. Quando os recursos disponíveis estão abaixo do custo previsto, você precisa encontrar soluções eficientes. Sempre existe algo que pode ser substituído por uma opção mais acessível.

O que, realmente, faz a diferença, é ser extremamente rigoroso com o alinhamento da planilha. Anote tudo, até mesmo os pequenos pagamentos que parecem sem importância inicialmente. Cada compra efetuada deve ser justificada e faz muita diferença no fechamento da tabela.

Utilize softwares financeiros

O tempo do organizador durante os preparativos é extremamente escasso. Tendo isso em mente, um software de gestão financeira pode ser uma boa ajuda para controlar as entradas e saídas de caixa. Com esse tipo de monitoramento, as tarefas são otimizadas para que você possa se dedicar a outras decisões importantes, como o cronograma de divulgação online ou o treinamento dos colaboradores.

A medida também se mostra como um excelente auxílio no momento de acessar as informações a qualquer hora. A tecnologia, nesse caso, é responsável por alinhar os gastos com as expectativas dos clientes sem fazer cortes significativos. Além disso, as planilhas são específicas e oferecem suporte nos prazos de pagamentos diante de cada fornecedor.

Peça sempre descontos

Quando se trata de gerir gastos, a palavra de ordem é desconto. Quem trabalha diretamente com fornecedores sabe que existem diversas maneiras de negociar os custos dos serviços. Preservar um bom relacionamento dentro do segmento facilita muito no momento de buscar promoções.

No entanto, por mais que você tenha alguns nomes de confiança na lista de contatos, sempre é interessante consultar outros orçamentos antes de fechar negócio. Um dos maiores erros nesse tipo de trabalho envolve acreditar que a empresa mais cara oferece o melhor produto.

Uma tática certeira para conseguir reduzir os preços é reforçar a possibilidade de parcerias em próximos eventos. Certamente, com a intenção de fidelizar o contato, o prestador de serviço abre uma boa cartela de abatimento no valor final.

Tenha uma reserva financeira

Não é segredo para ninguém que mesmo com um planejamento minucioso uma série de contratempos pode colocar tudo a perder. O trabalho do organizador está centralizado em criar um suporte adequado para solucionar rapidamente qualquer tipo de problema. Desse modo, você deve guardar uma reserva financeira que atenda a eventuais contratações de emergência.

Imagine se um dos fornecedores não aparece na data combinada com um serviço indispensável aos participantes. Mesmo que o desespero tome conta no primeiro momento, é preciso pensar com tranquilidade e buscar soluções. A contratação de profissionais em cima da hora costuma custar duas vezes o valor inicial. Por isso, preparar-se adequadamente impede gastos excessivos e ainda agrega valor ao resultado.

Gerencie as inscrições

A forma como você organiza sua agenda interfere nos custos do evento. Por este ângulo, oferecer autonomia aos participantes no processo de inscrição é a melhor maneira de não ficar preso à quantidade de vagas ainda disponíveis. Apostar em uma plataforma de vendas traz muita praticidade ao trabalho como um todo e melhora a experiência do público.

Outro problema recorrente das inscrições envolve a comprovação dos pagamentos. Utilizar esse papel como entrada dificulta o credenciamento ao transmitir uma imagem de desorganização. Tornar toda essa etapa online é o grande atrativo de optar por uma plataforma especializada em integrar os dados, valores, relatórios e até certificados.

Pronto! Agora você já sabe como fazer uma boa gestão de gastos em eventos. Não se esqueça que o planejamento detalhado de todas as etapas é fundamental para equilibrar a parte financeira e atender as expectativas dos clientes. Com a ajuda de uma ferramenta tecnológica em questões estratégicas o trabalho se torna ainda mais segmentado.

Gostou das informações deste artigo? Então leia também 8 dicas sobre como montar o staff de eventos ideal.

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