A tarefa de organizar um evento exige dedicação e disponibilidade. Não é uma escolha: para um evento ser um sucesso é preciso envolvimento. São tantas atividades, processos e detalhes para ficar atento que toda ajuda para tornar o caminho mais simples é bem-vinda. Afinal, se tempo é ouro, não dá para desperdiçá-lo!

Usar um sistema de eventos que facilite a vida do organizador, traga benefícios para os participantes e ofereça funcionalidades que otimizem as atividades é uma ótima alternativa para automatizar os processos, diminuir gastos com equipe e economizar o tempo.

Nesse texto vamos te mostrar as vantagens de usar uma plataforma de eventos para você poder, enfim, organizar o melhor evento, da melhor maneira!

Benefícios para o organizador

Autonomia

A liberdade para conduzir as atividades totalmente do seu jeito é uma super vantagem de um sistema de eventos. Utilizando uma plataforma de gestão você tem independência, não terceiriza boa parte do trabalho e ainda assim facilita os processos e diminui o tempo gasto com as atividades por conta da automatização oferecida pela plataforma.

Integração

Muitos organizadores realizam os processos de forma descentralizada. Para cada atividade ou etapa do pré ao pós evento, usam um serviço diferente, o que gera desorganização e acúmulo de demandas.

É muito importante contratar uma solução em que as etapas estejam integradas. Por exemplo: a lista de inscritos estar interligada ao sistema de credenciamento para facilitar no dia do evento e, consequentemente, o credenciamento à emissão de certificados com o objetivo de gerá-lo no menor tempo possível e sem erros.  

Redução de custos

Dinheiro é sempre uma das dores de cabeça na organização de eventos. Com um sistema é possível fazer um evento de qualidade e com uma previsão financeira modesta. Listamos alguns aspectos que vão te ajudar a cortar os custos:

  • Equipe reduzida – Quando feitas de forma manual, algumas etapas do evento demandam equipe grande. Se tudo está integrado na mesma plataforma, você consegue realizar, por exemplo, o credenciamento usando apenas um aplicativo para check in, e a emissão de certificados por e-mail, em poucos cliques;
  • Sistema de inscrições – Controlar e acompanhar tudo de onde estiver é maravilhoso! Número de inscrições, as formas de pagamento, além de poder cadastrar cupons de descontos, lotes promocionais e não precisar se preocupar com o limite de inscritos, já que os sistemas cuidam disso automaticamente;
  • Site do evento – Sem precisar contratar agência ou freelancer é possível colocar no ar o site do evento com informações, canal de contato com os participantes e a possibilidade de começar a vender, imediatamente, as inscrições.

Controle e segurança

Um sistema que controle a entrada e a saída dos participantes é ótimo para o organizador durante o credenciamento que poderá ser feito apenas com o nome do inscrito ou o voucher e um celular – viva a simplicidade!

É importante ainda que o sistema faça o registro de frequência de cada participante. Assim, será possível personalizar a carga horária de cada certificado emitido, de acordo com o tempo de permanência dos participantes.

Otimização do tempo

A gente falou lá no começo do texto sobre o tempo ser sempre tratado como ouro. Faz todo sentido! Usá-lo da forma correta permite que você dedique mais horas a outras áreas do seu evento. Como pensar em uma programação atrativa, nomes importantes para palestrar ou maneiras de tornar a experiência do participante, ainda mais, positiva.

Portanto, cuide do seu tempo com carinho. Não custa lembrar que ele é seu grande aliado, tanto para dedicar ao evento quanto para todas as outras coisas que te importam e nem na correria da organização podem ser esquecidas – como família, filhos, faculdade, amigos e outros compromissos!

Segurança financeira

Um sistema vai te ajudar a fazer as vendas antecipadas e de uma maneira super simples. Isso é ótimo porque, durante todo o pré-evento, você vai gerar recursos e não precisa se preocupar em ir atrás de cotas de patrocínio.

(Há alguns meses, aqui no nosso blog, a gente contou a história da Mônica que escolheu o sistema certo e realizou um evento de grande porte sem patrocínio. Dê uma olhada e inspire-se!)

#DicaDoity – Bom mesmo é evento com inscrições esgotadas, não é? Dá aquele alívio e sensação de que parte do dever já foi cumprido. Então, aproveite as dicas desse e-book e elabore as melhores estratégias para vender bastante! Ah, pode baixar, é gratuito!

Benefícios para o participante

Redução de filas

Organização que evita filas, também evita impressão ruim, impaciência e cansaço dos participantes. Chegar em um evento e conseguir ser credenciado de forma ágil é incrível. Se a sua gestão for automatizada, isso é possível. O inscrito precisa apresentar o voucher ou apenas dizer o nome  – e aquele app que falamos lá em cima dá conta do resto.

Certificado digital

Se o organizador usar um sistema que tenha a solução de emissão de certificados integrada, o participante tem a possibilidade de receber o certificado assim que o evento terminar – isso mesmo, ainda no dia do evento! – por e-mail, com a opção para download e impressão.

Canal de comunicação

O site do evento é um canal de comunicação com o participante super simples e acessível. Por lá, é possível tirar dúvidas sobre inscrições, programação, local do evento, pagamento e tantas outras. Essa facilidade deixa uma ótima impressão sobre o seu evento.

Lembre-se: a forma como um participante – ou alguém que pretenda participar – é atendido e recebido vai contar muito na experiência final. Não vacile!

Também é importante que o sistema ofereça um mailing e a possibilidade de enviar comunicados, como mudança de horário, local ou palestrantes. Esse tipo de canal de comunicação é eficiente e prático, pois os envios são feitos em mala direta, de maneira coletiva.

Facilidade de pagamento

Os sistemas de eventos, normalmente, oferecem várias opções de pagamento, como cartão de crédito – com a possibilidade de parcelamento -, débito ou boleto bancário, feitas por meio de intermediadores, como Moip e PagSeguro. O participante, além da facilidade de fazer tudo de um celular ou computador, tem a garantia de operações seguras e confiáveis.

Funcionalidades

Ao longo desse material, a gente falou bastante sobre algumas funções dos sistemas de eventos, como inscrições/pagamentos online, a possibilidade de fazer o site do evento, credenciamento ou emissão de certificados. Além disso, outras funcionalidades se destacam nessa busca por uma melhor maneira de gerenciar eventos.

Alguns tipos de eventos, como os científicos e profissionais, têm particularidades que exigem soluções voltadas às atividades comuns em eventos dessa natureza, como a submissão de trabalhos acadêmicos e a publicação dos anais do evento (proceedings). Como já falamos aqui, a gestão de trabalhos acadêmicos pode ser uma tarefa bem trabalhosa, então, vale a pena investir em um sistema!

#DicaDoity – Além de se inscrever no evento, existem plataformas que têm a opção dos participantes se inscreverem em atividades que acontecem durante o evento, como minicursos, palestras ou workshops, e ter certificados separados para cada uma delas.

Qual a melhor solução para você?

Se você quer que tudo no seu evento seja feito de forma digital, sem a necessidade de tantas etapas manuais, uma equipe grande, alto investimento e processos que exijam muito tempo do organizador, experimente testar uma plataforma como a Doity, um sistema de eventos que reúne todos (todos mesmo!) os benefícios e as funcionalidades que falamos nesse texto, e ainda tem foco no mercado de eventos acadêmicos e profissionais.

Além de tudo isso, ainda é possível acompanhar relatórios financeiros, fazer pesquisa de satisfação ou um sorteio durante o evento.

E tudo sem investimento inicial, de forma gratuita. O modelo de cobrança da plataforma é feito sobre as inscrições, ou seja, você só paga se vender. Saiba mais sobre isso aqui.

Tudo na Doity funciona no modelo faça você mesmo, a tradução da expressão em inglês que deu origem ao nome da empresa, do it yourself. Ao utilizar a plataforma, o organizador experimenta, na prática, a ideia de autonomia.

Outro diferencial é o suporte: a equipe de atendimento está disponível para tirar dúvidas relativas ao sistema por chat em tempo real, e-mail e telefone.  

E não esqueça: o mais importante é encontrar uma solução que esteja alinhada aos seus objetivos, ao público-alvo e, principalmente, que compartilhe contigo o desejo de fazer sempre os melhores eventos!

 

Agora, a melhor maneira de experimentar cada um desses benefícios e vantagens é organizando um evento, claro! Para ficar mais simples ainda, baixe a planilha que fizemos para te ajudar em cada detalhe dessa jornada.

 

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